Travel Management Prozess optimieren

Reiserichtlinie

Die Reiserichtlinie bildet die Basis aller Geschäftsreiseaktivitäten und regelt Ausgaben während der Reise und deren Erstattung. Die Vorgehensweise zur Genehmigung und Prüfung wird hier ebenfalls festgelegt.

Klare Formulierungen in der Reiserichtlinie helfen, Missverständnisse zu vermeiden und geben den Mitarbeitern Sicherheit.

Unsere Experten helfen Ihnen dabei, Ihre Reiserichtlinie modern zu gestalten und weiter zu optimieren.

Reiseantrag

In vielen Unternehmen sind immer noch aufwändige Antragsprozesse vor der Reise erforderlich. Der Alltag zeigt allerdings, dass oft nur wenige Reiseanträge tatsächlich abgelehnt werden. Die Mehrzahl der Anträge wird also vom Vorgesetzten mit mäßigem Interesse durchgewinkt. Wofür also das Ganze?

Der Informationsfluss an den Vorgesetzten ist mit einer einfachen Info-Mail genauso gut sichergestellt, ebenso wie Anforderungen an die Dokumentation. Diese einfache Umstellung spart bereits wertvolle Zeit Ihrer Führungskräfte, die sich auch finanziell bewerten lässt.

Häufig soll der Vorgesetzte auch „geschätzte Kosten“ vor der Buchung genehmigen. Warum verwenden Sie nicht gleich eine Kristallkugel?

Nur die Notwendigkeit einer Dienstreise kann vor der tatsächlichen Reisebuchung genehmigt werden. Eine Genehmigung von geschätzten Kosten ist nicht sinnvoll, da diese ungenau sind und meist vom Reisenden zeitaufwendig in nicht autorisierten Kanälen (Website der Fluggesellschaft, Portale) ermittelt werden. Anstatt die Buchung direkt auszuführen, wird der ermittelte Preis also erst einem Genehmigungsverfahren unterworfen. Der Zeitaufwand des Reisenden verdoppelt sich dabei, auch kann sich der buchbare Preis vor allem im Flugbereich, aber auch bei Hotels. massiv ändern.

Die Verwendung geschätzter Kosten ist daher nutzlos. Die entstehenden Kosten einer Dienstreise können nur sinnvoll nach einer erfolgten Buchung der Reiseleistungen genehmigt werden.

Empfehlung: Buchen Sie Geschäftsreisen effizient und kostengünstig sofort bei Bekanntwerden des Reisebedarfs zum besten verfügbaren Preis. Alle Buchungen sind aufgrund der Mitwirkung des Reisebüros oder der Einstellungen der Online Booking Engine ohnehin innerhalb der Reiserichtlinie. Eine Genehmigung der Kosten ist damit nicht mehr notwendig.

Nutzen Sie die passive Information per E-Mail nach Buchung an den Vorgesetzten. Die geringen Kosten und die Geschwindigkeit dieses Verfahrens übertreffen das Risiko von Stornokosten einer unberechtigten oder abgelehnten Buchung.

Vorschüsse

Vorschüsse können elektronisch beantragt und bezahlt werden. Der Vorschuss ist dennoch der teuerste Teilprozess.

Beim Reiseantrag besteht die Möglichkeit, Vorschüsse zu beantragen und nach Genehmigung an den Mitarbeiter zu überweisen. Beantragung, Auszahlung, Kontrolle und Verrechnung der Vorschüsse verursachen Kosten in Höhe von ca. 40 EUR – je Vorgang! Die Anzahl an Vorschüssen sollte daher möglichst geringgehalten werden, beispielsweise durch Nutzung von Firmenkreditkarten und zentralen Reisestellenkarten.

Reisebuchung

Online-Buchung ist schnell, sicher und spart bares Geld. Alle Buchungen sind konform mit Ihren Richtlinien.

Die Buchung der Reiseleistungen kann heute durch den Mitarbeiter erfolgen. Einzelne Dienstleistungen wie Hotel oder Mietwagen werden häufig auch in alleinstehenden webbasierten Systemen des Anbieters gebucht. Die Online-Buchung ist schnell, effizient und günstig.

Für online erstellte Buchungen und darin automatisch erstellte Tickets werden immer sehr viel niedrigere Serviceentgelte berechnet. Sie sparen damit 15 bis 40 EUR – je Buchung!

Durch Transparenz behalten Sie den Überblick über alle Reisekosten im Unternehmen. Sie erhalten Einblicke zu Ihren häufigsten Reisezielen und Verkehrsmitteln und kennen immer die Anzahl Ihrer Hotelbuchungen. Sie können Ihr Reisevolumen besser steuern, um überflüssige Kosten zu vermeiden.

„Geschäftsreisen sind bei uns an der Tagesordnung. Am alten Prozess hat mich das aufwändige Ausfüllen der Anträge gestört, auch die Genehmigungswege waren oft lang. Dass jetzt jeder Mitarbeiter Geschäftsreisen schnell und einfach selbst buchen kann, entlastet das Sekretariat und spart – durch weniger Rücksprachen mit dem Reisebüro – auch viel Zeit."

Reisekostenabrechnung

Elektronische Erfassung, Genehmigung und Prüfung sparen Geld und verbessern die Datenqualität.

Die Interessen des Reisenden liegen in schneller und einfacher Beantragung, Buchung und Abrechnung von Reisen. Auch eine schnelle Erstattung ist immens wichtig für die Akzeptanz.

Transparente Richtlinien und Genehmigungsstrukturen tragen dazu bei, dass alle Aufgaben intuitiv und effizient erledigt werden können. Die automatische Überprüfung von Daten während und nach der Eingabe sorgt dafür, dass die Daten auch ohne Fachkenntnisse fehlerfrei und in hoher Qualität erfasst werden können. Nachgelagerte Prozesse werden dadurch erheblich vereinfacht und beschleunigt. Die Mitarbeiter können sich dadurch auf Ihre Kernaufgaben konzentrieren.

Bei Travel Management Systemen können zahlreiche Daten aus Reiseantrag, Reisebuchung, Belegfotos mit Texterkennung oder Kreditkartenzahlungen bereits im System bekannt sein, so dass nur eine schnelle Anreicherung bereits vorhandener Daten erforderlich ist. Das System errechnet die dem Mitarbeiter zu erstattenden Reisekosten gemäß Reiserichtlinie automatisch.

Nach Erfassung werden die Belege im Original oder elektronisch an den Vorgesetzten zur Genehmigung und die Prüfstelle zur qualifizierten Prüfung versendet.

Abgerechnete Summen werden an das FI-System zur Erstattung übergeben.

„Ich bin einer der ersten Pilot-User. Seither hat sich das System permanent verändert. Ich war in der Pilotphase sehr aktiv und habe mich intensiv mit dem System beschäftigt. Außerdem kann das System intuitiv bedient werden. Insofern habe ich keine Schulung benötigt. Auch Vorschläge von mir wurden in der Pilotphase berücksichtigt. Die Vorteile liegen auf der Hand: Ich kann meine Reise von Anfang bis Ende selbst planen und abrechnen. Dennoch habe ich die Möglichkeit, die Reise durch einen Dienstleister buchen zu können. Im Gegensatz zum alten System haben sich Transparenz und Individualität verbessert. Ich rate allen Einsteigern, keine Angst vor dem System zu haben. Im ersten Moment ist es sicher eine Fülle von Informationen, aber spätestens nach zwei oder drei Geschäftsreisen kann jeder das System bedienen. Erst mit Abschluss der Reise stehen die endgültigen Kosten fest. Diese werden vom Reisenden oder Assistenten im System erfasst und zur weiteren Verarbeitung versendet."

Reisekosten kontrollieren

Muss jede Reisekostenabrechnung wirklich geprüft werden? Wir sind der Meinung: ja. Aber nicht von Menschen.

Viele der heute manuellen Prüfungen können mit einfacher Logik auf Systeme verlagert werden. Bereits bei der Erfassung können Prüfregeln und Warnmeldungen für die Einhaltung der gesetzlichen und internen Richtlinien durch den Erfasser sorgen. Dadurch reduziert sich bereits die Fehlerquote für die Prüfung der Reisekosten.

Intelligente Regeln helfen Ihnen, bestimmte Reisen gezielt zur Prüfung zu senden. Sie werden weniger Reisen zur Prüfung erhalten, können diese aber genauer und besser prüfen. Als Resultat erhalten Sie eine wesentlich bessere Einhaltung der Richtlinien und signifikant gesteigerte Effizienz.

Empfehlung: Viele Reisekostenabrechnungen sind heute den Aufwand zur manuellen Prüfung nicht wert. Vereinfachen Sie Ihre Abläufe, indem Sie Mindestwerte zur Prüfung und weitere Regeln definieren. Ein ausgeklügeltes automatisiertes Regelwerk kann dazu beitragen, dass Sie nur 20 % aller Reisekostenabrechnungen manuell prüfen müssen - den Rest erledigt das System automatisch, bei strikter Einhaltung Ihrer Regeln.

„Wir möchten die Abwicklung von Geschäftsreisen für unsere Reisenden noch einfacher und moderner gestalten. Mit dem neuen Travel Management System vereinfachen wir die Organisation von Geschäftsreisen und erhöhen die Flexibilität für unsere Mitarbeiter. Wir freuen uns über zahlreiche Nutzer und eine gute Akzeptanz.“